Pour rappel, nous avions parlé dans la première partie (voir article ), du diagnostic et de la stratégie de la transformation digitale du CGER.Nous avions abordé de la méthodologie et du processus de diagnostic notamment
Comprendre l'organisation et la situation existante
Rencontrer les abeilles ouvrières, les clients et les partenaires
Focus sur le numérique et la nécessité d'éviter les conclusions hâtives
Validation des résultats préliminaires
Processus du choix de la solution
Sur cet article, nous allons nous focaliser sur la mise en œuvre de la stratégie et de l’importance du rôle du point focal au sein du CGER dans le processus de digitalisation de l’organisation.
Elaboration et présentation du plan d’actions
Après le diagnostic et le choix de la solution, nous avons élaboré un plan détaillé que nous avons présenté et validé avec le CGER et la GIZ afin de pouvoir s’aligner sur les étapes de l’exécution du projet.
Le point le plus important était de convaincre ces derniers de la nécessité d’avoir un point focal au sein du CGER qui pourrait porter la transformation digitale au-delà de la fin de notre appui. C’est dans ce sens que nous avons co-élaboré unefiche de poste du Responsable du Système d'Information (RSI)pour recrutement de ce profil par le CGER.
Recrutement du RSI
Nous avons publié la fiche de poste et partagé celle-ci dans nos réseaux. Voici un résumé des profils reçus:
26 candidatures reçues (dont 0% de candidatures féminines)
62% des candidats vivent à Dakar et 12% à Saint-Louis. La majorité des candidats sont prêts à travailler de façon permanente à Saint-Louis
58% des candidats ont Bac+5, 15% Bac+4 et 27% Bac+3
35% des candidats ont plus de 5 ans d'expérience, 23% avec 5 ans d'expérience, 12% avec 3 ans d'expérience, 12% avec 2 ans d'expérience, 15% avec 1 an d'expérience et 4% avec aucune 'expérience,
Avec la participation du CGER, nous avons réalisé des entretiens avec les 5 meilleurs profils pour voir si leurs compétences techniques (HARD SKILLS) et interpersonnelles (SOFT SKILLS) correspondent au besoin du CGER concernant la mission du RSI :
Les compétences techniques évaluées: mise en place d’un support, mise en place et gestion d’un système microsoft 365, collecte et analyse de données, rédaction de cahier de charge
Compétences interpersonnelles: travail avec des utilisateurs de différents niveau de compétences, expériences de formations, organisation du travail et gestion de projet, motivation, empathie, communication
A la suite de ce processus, nous avons pu identifier le profil le plus adéquat. Un processus d’intégration et de mentoring a été réalisé par Kaikai et le CGER pour permettre au RSI de mieux cerner son rôle et comprendre l’écosystème du CGER ainsi que le plan d’action du processus de digitalisation.
Importance du rôle de RSI intégré
En sa qualité de Responsable des Systèmes d'Information (RSI) au sein des CGER, le rôle du RSI est d’une importance primordiale dans le processus de digitalisation. Sa présence en temps qu' un employé de l' organisation et sur place offre une valeur ajoutée significative, permettant une gestion efficace et une transformation digitale réussie.
Cette présence sur site permet de fournir un support technique réactif et personnalisé aux personnels. Il est disponible pour répondre rapidement à leurs besoins, les former aux nouvelles technologies et outils, et les accompagner dans la compréhension et l'adoption du processus numérique. Cette disponibilité et cette réactivité renforcent la confiance de tout le personnel CGER et facilitent leur transition vers un environnement de travail digital.
Le RSI travaille en étroite collaboration avec les différents usagers pour intégrer les solutions telles que Microsoft Teams et SharePoint dans les processus de travail, améliorant ainsi la gestion des documents, la collaboration en temps réel et la centralisation des informations. De plus, en étant près des collaborateurs des CGER, il est en mesure d'identifier les besoins, les opportunités d'automatisation et d'optimisation des processus. Cette collaboration étroite permet une intégration harmonieuse des systèmes, une standardisation des pratiques et une coordination efficace entre les équipes impliquées dans le processus de digitalisation.
Le RSI échange étroitement avec notre équipe pour un meilleur suivi du processus et surtout bénéficier des conseils du chef de projet Kaikai (mentoring) qui l’accompagne durant tout le processus. Il gère également les réunions de revue de l’avancée du projet, et sera en mesure d’assurer son rôle après la fin de notre appui externe.
Conclusion
Pour réaliser l’objectif technique du projet, l’introduction de Microsoft 365 comme outil de stockage et collaboration en ligne, nous aurions pu organiser des formations et livrer un outil préconfiguré et se limiter à un engagement externe. Néanmoins nous avions très tôt compris que le succès du projet dépendait d’un accompagnement au changement sur le long-terme, et donc le recrutement et l’encadrement d’un RSI intégré au dispositif du CGER. Grâce à cette approche, le projet est aujourd’hui en bonne voie d’implémentation du plan d’actions pour la transformation digitale. Nous pensons que ce modèle pourrait être appliqué pour d'autres projets et clients, et nous réfléchissons sur une manière de le passer à l’échelle.
